윈도우 프린터 오프라인 해결｜프린터·네트워크·대기열 진단 순서

문서를 인쇄했는데 대기열에만 남거나 Windows에 ‘오프라인’이 표시된다면 프린터를 무작정 삭제하기 전에 장애 지점을 먼저 나누는 편이 안전합니다. 같은 오프라인 표시라도 실제 원인은 프린터 전원, Wi-Fi 또는 유선망, 잘못 선택된 포트, 멈춘 인쇄 대기열, Print Spooler 서비스, 드라이버로 서로 다릅니다.

이 글은 Windows 11에서 사용자가 직접 확인할 수 있는 진단 순서를 정리한 작업표입니다. 회사의 공용 프린터나 인쇄 서버는 임의로 포트·드라이버를 바꾸지 말고 담당자에게 먼저 문의하세요. Microsoft의 Windows 10 일반 지원은 2025년 10월 14일 종료됐으므로, Windows 10 화면은 일부 다를 수 있습니다.

먼저 1분 안에 장애 범위를 나눕니다

아래 세 질문의 답부터 기록하면 같은 조치를 반복하는 일을 줄일 수 있습니다.

프린터 자체 테스트 페이지도 나오지 않으면 Windows 설정을 바꿔도 해결되지 않습니다. 반대로 다른 기기에서는 출력되는데 내 PC만 실패한다면 Windows 쪽 점검으로 범위를 좁힐 수 있습니다.

1단계: 프린터 상태와 연결 방식을 확인합니다

1. 프린터 전원과 오류 표시등을 확인합니다.
2. USB 프린터라면 케이블을 허브가 아닌 PC 포트에 직접 연결해 봅니다.
3. 네트워크 프린터라면 PC와 프린터가 같은 Wi-Fi 또는 사내망인지 확인합니다.
4. 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너에서 대상 프린터가 맞는지 확인합니다.
5. 여러 프린터가 등록돼 있다면 실제 장치 이름과 선택한 프린터 이름을 비교합니다.

여기서 USB 케이블이나 네트워크가 끊겨 있으면 서비스 재시작보다 연결 복구가 우선입니다.

2단계: Windows가 어떤 상태로 인식하는지 기록합니다

PowerShell을 열고 아래 명령을 실행합니다. 첫 번째 명령은 설치된 프린터와 포트, 드라이버를 보여 줍니다.

Get-Printer | Select-Object Name, PrinterStatus, PortName, DriverName

오프라인 여부까지 함께 확인하려면 다음 명령을 사용합니다.

Get-CimInstance Win32_Printer |
  Select-Object Name, PrinterStatus, WorkOffline, PortName, DriverName

결과는 다음처럼 해석합니다.

PrinterStatus 숫자만으로 원인을 단정하지 마세요. 드라이버에 따라 상태 보고 방식이 다르므로 대기열 화면, 프린터 자체 표시와 함께 판단해야 합니다.

3단계: 네트워크 프린터는 IP 연결을 따로 검사합니다

프린터 설정 화면에서 현재 IP 주소를 확인한 뒤, PowerShell에서 <프린터-IP>를 실제 주소로 바꿔 실행합니다.

Test-NetConnection <프린터-IP>

일부 프린터가 RAW 인쇄 포트 9100을 쓸 때는 다음 검사도 참고할 수 있습니다.

Test-NetConnection <프린터-IP> -Port 9100

PingSucceeded가 False이거나 9100 포트가 닫혀 있어도 곧바로 고장이라고 단정할 수는 없습니다. 장비나 방화벽이 ping을 막을 수 있고, IPP·WSD·LPR 등 다른 방식을 쓰는 프린터도 있기 때문입니다. 핵심은 Windows에 등록된 PortName과 프린터의 현재 IP가 같은지 확인하는 것입니다.

주소가 다르면 프린터를 임의로 고정 IP로 바꾸기보다 공유기 DHCP 예약이나 사내 인쇄 서버 설정을 관리자와 확인하세요. 잘못 수정하면 다른 사용자까지 출력할 수 없게 됩니다.

4단계: 멈춘 인쇄 작업을 먼저 정리합니다

설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 대상 프린터 → 인쇄 대기열 열기로 이동합니다.

• 실패한 문서 하나가 계속 ‘인쇄 중’이면 그 작업부터 취소합니다.
• 여러 문서가 쌓였다면 필요한 문서 이름을 기록한 뒤 전체 취소합니다.
• ‘프린터를 오프라인으로 사용’ 또는 ‘인쇄 일시 중지’가 켜져 있다면 해제합니다.

취소 요청이 끝나지 않을 때만 다음 단계에서 Print Spooler를 재시작합니다. 저장하지 않은 문서 자체가 지워지는 것은 아니지만, 대기열에 전송된 인쇄 작업은 다시 보내야 합니다.

5단계: Print Spooler 상태를 확인하고 재시작합니다

관리자 PowerShell에서 현재 상태를 확인합니다.

Get-Service Spooler

Status가 Running이면 서비스는 실행 중입니다. Stopped이거나 대기열이 취소되지 않는다면, 진행 중인 인쇄 작업을 다시 보내야 한다는 점을 확인한 후 재시작합니다.

Restart-Service Spooler

‘액세스가 거부되었습니다’가 나오면 관리자 권한 PowerShell인지 확인하세요. 회사 PC에서 권한이 제한돼 있다면 우회하지 말고 담당자에게 요청합니다.

대기열 파일을 직접 지우는 조치는 마지막에 사용합니다

Spooler 재시작 후에도 손상된 작업이 되살아나는 경우 Microsoft는 서비스를 중지하고 스풀 폴더의 대기 파일을 정리한 뒤 서비스를 다시 시작하는 절차를 안내합니다. 이 작업은 모든 로컬 인쇄 대기열을 비우므로, 다른 프린터의 필요한 작업까지 사라질 수 있습니다. 먼저 대기열 목록을 기록하고 관리자 권한을 확보한 경우에만 수행하세요.

Stop-Service Spooler
Get-ChildItem -LiteralPath 'C:\Windows\System32\spool\PRINTERS' -File |
  Remove-Item -Force
Start-Service Spooler

명령이 실패하거나 사내 공용 PC라면 강제로 권한을 바꾸지 말고 여기서 중단합니다.

6단계: 그래도 안 되면 제거·재설치는 마지막에 합니다

연결, 포트, 대기열, Spooler까지 확인했는데 내 PC에서만 실패하면 프린터를 제거한 뒤 다시 추가할 수 있습니다.

1. 기존 프린터의 이름, 포트, 드라이버를 위 PowerShell 결과로 기록합니다.
2. Windows 설정에서 해당 프린터를 제거합니다.
3. PC와 프린터를 재시작합니다.
4. 프린터 및 스캐너 → 장치 추가에서 다시 등록합니다.
5. 자동 설치가 실패하면 프린터 제조사 공식 지원 페이지의 Windows 11용 드라이버를 확인합니다.

공용 프린터가 인쇄 서버를 통해 배포됐다면 수동 IP 프린터로 다시 만들지 마세요. 회사 정책과 다른 복제 프린터가 생길 수 있습니다.

해결 여부를 확인하는 기준

설정을 바꾼 뒤 아래 네 항목을 확인해야 복구가 끝난 것입니다.

1. Windows에서 프린터 상태가 ‘준비’ 또는 온라인으로 표시된다.
2. 인쇄 대기열에 실패한 문서가 남아 있지 않다.
3. Windows 테스트 페이지 한 장이 출력된다.
4. 원래 실패했던 앱에서 1쪽짜리 문서를 다시 출력한다.

잠시 후 다시 오프라인이 된다면 발생 시각, 프린터 IP, PortName, Spooler 상태를 기록하세요. IP가 매번 바뀌는지, 특정 앱의 문서만 멈추는지 구분하면 재발 원인을 찾기 쉬워집니다.

여기서는 작업을 중단하고 담당자에게 요청합니다

• 프린터 자체 테스트 페이지도 나오지 않을 때
• 용지 걸림이나 소모품 오류를 제거해도 장치 오류가 남을 때
• 회사의 공유 프린터·인쇄 서버이고 관리자 권한이 없을 때
• 포트 주소가 사내 문서와 다르거나 여러 사용자가 동시에 실패할 때
• 드라이버 설치 파일의 출처를 확인할 수 없을 때

문의할 때는 “출력이 안 된다”만 전달하기보다 프린터 이름, 발생 시각, 다른 기기의 성공 여부, 현재 IP와 포트, 대기열 상태를 함께 보내면 진단 시간이 줄어듭니다.

프린터뿐 아니라 같은 PC의 인터넷 연결도 함께 불안정하다면 윈도우 네트워크 진단 순서에서 DNS·드라이버·네트워크 초기화 여부를 별도로 확인할 수 있습니다.

공식 참고 자료

• Microsoft: Windows에서 프린터 연결 및 인쇄 문제 해결
• Microsoft: Windows에서 오프라인 프린터 문제 해결
• Microsoft: Print Spooler 서비스 오류 해결
• Microsoft Learn: Get-Printer

검증 범위: 이 글의 명령과 판정표는 독자가 자신의 Windows PC에서 재현할 수 있도록 만든 진단 절차입니다. 특정 프린터 모델에서 실측한 결과를 가장한 내용은 포함하지 않았습니다. 화면 명칭과 지원 범위는 2026년 9월 기준 Microsoft 공식 문서를 대조해 작성했습니다.